Esignworld s.r.l. (di seguito anche “Società”), ”), con sede legale in via della Previdenza Sociale 13, 42124 Reggio Emilia P. IVA – codice fiscale 02680100357 – Iscritta al registro della imprese di Reggio Emilia REA : RE – 303784

informa che i dati personali saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria in materia di trattamento dei dati personali.

I trattamenti di dati personali relativi a persone giuridiche non rientrano nell’ambito di applicazione della disciplina di tutela dei dati personali apprestata dal Regolamento UE 2016/679. Ai fini di chiarezza e trasparenza nei confronti dei propri Clienti, la Società rende la presente informativa anche ai soggetti persone giuridiche, descrivendo le modalità e le finalità di tutti trattamenti che la stessa svolge o ha facoltà di svolgere sui dati personali dei soggetti interessati come appresso definiti.

La Società agisce in qualità di “Titolare del Trattamento”, per tale intendendosi la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, tratta i dati personali, stabilendo le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali medesimi.

In concreto il trattamento dei dati personali dei soggetti interessati potrà essere effettuato da soggetti appositamente autorizzati dalla Società a compiere operazioni di trattamento.

La presente informativa riguarda i “soggetti interessati”, per tali intendendosi le persone fisiche a cui i dati personali si riferiscono, ovvero tutti quei soggetti che operano in nome e per conto della persona giuridica Cliente della Società ed i cui dati personali vengono trattati dalla medesima.

1. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

La raccolta e il trattamento dei dati personali da parte della Società avviene al fine esclusivo di provvedere, in modo adeguato, agli adempimenti connessi all’espletamento dell’attività economica ed in particolare per:

1. l’esecuzione di attività precontrattuali e l’acquisizione di informazioni preliminari ai fini della stipula del contratto;
2. la gestione del rapporto contrattuale e di tutte le attività di tipo amministrativo, operativo, gestionale e contabile relative al contratto (gestione ordini, fatturazione, controlli sull’affidabilità dei Clienti);
3. la gestione del contenzioso, inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, arbitrati, controversie giudiziarie;
4. l’adempimento degli obblighi previsti da Leggi, Regolamenti, Normative Comunitarie e disposizioni impartite da Autorità.

Il trattamento è svolto in forza dell’adempimento degli obblighi contrattuali e/o precontrattuali e legali connessi al rapporto instaurato con la Società; di conseguenza non è necessario il consenso espresso dei soggetti interessati.

2. Natura del conferimento dei dati personali

Il conferimento di dati personali è obbligatorio per quei dati personali in relazione ai quali vi sia un obbligo di legge o contrattuale al conferimento medesimo; del pari è obbligatorio il conferimento dei dati personali necessari agli adempimenti precontrattuali. L’eventuale rifiuto a conferire tali dati personali “obbligatori” potrebbe comportare la mancata esecuzione contrattuale. L’eventuale rifiuto a fornire dati personali strettamente funzionali all’esecuzione dei rapporti contrattuali, ma per i quali non vi sia un obbligo al conferimento, non comporterà in linea di principio alcuna conseguenza, se non l’eventuale impossibilità di dare seguito alle operazioni connesse a tali dati personali o l’impossibilità di instaurare nuovi rapporti.

3. Modalità di trattamento e tempo di conservazione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato in modo lecito e secondo correttezza e comunque in conformità alle normative suindicate, mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza; il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato anche attraverso strumenti informatici al fine di memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi.

Il trattamento sarà effettuato, in via principale, dal personale aziendale appositamente autorizzato ed istruito dalla Società in merito al compimento di operazioni di trattamento sui dati personali.

Con riferimento agli ulteriori soggetti che potrebbero trattare i dati personali dei soggetti interessati, si rimanda al punto 4 della presente informativa.

La conservazione dei dati personali avverrà in una forma che consenta l’identificazione dei soggetti interessati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario alle finalità per cui essi sono raccolti e trattati.

In particolare in relazione alla gestione del rapporto contrattuale, i dati personali saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento nonché, alla cessazione del rapporto contrattuale, per il termine decennale per la conservazione dei soli dati di natura civilistica.

4. Destinatari dei dati personali

In relazione ai dati personali dei soggetti interessati, la Società potrà effettuare le comunicazioni derivanti da un obbligo di legge, di regolamento o di normativa comunitaria.

Per le sole finalità dichiarate nella presente informativa, i dati personali potranno essere comunicati, senza che sia necessario il consenso espresso dei soggetti interessati, a società del gruppo Euronovate che svolge attività di direzione e coordinamento per le società del gruppo.

La comunicazione, anche mediante la semplice consultazione o messa a disposizione dei dati personali dei soggetti interessati, può intervenire anche nei confronti dei seguenti soggetti:

1. enti, organi di vigilanza, autorità o istituzioni pubbliche;
2. persone fisiche o giuridiche che forniscono specifici servizi, quali l’elaborazione dati, consulenti amministrativi, tributari e/o contabili, organizzazione di fiere ed eventi di comunicazione;
3. intermediari commerciali, banche ed istituti di credito, Società di consulenza legale, Società di intermediazione finanziaria, persone fisiche o giuridiche preposte al recupero o smobilizzo del credito, revisione e/o certificazione di bilanci e dei sistemi di qualità, collaboratori autonomi della Società, agenti e segnalatori, assicuratori e broker.

I soggetti di cui al punto a) e c) operano in qualità di autonomi Titolari del Trattamento.

I soggetti di cui al punto b) operano in qualità di Responsabili del Trattamento, appositamente nominati.

In ogni caso ai soggetti citati si trasferiscono i soli dati personali necessari e pertinenti rispetto alle finalità dichiarate nella presente informativa. L’elenco di tali soggetti terzi sarà costantemente aggiornato e accessibile da parte dei soggetti interessati previa richiesta alla Società, scrivendo all’indirizzo email indicato ai punti 6 e 7 della presente informativa. Ove si renda necessario per l’esecuzione dei rapporti contrattuali, i dati personali potranno essere trasferiti verso Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea (UE) o allo Spazio Economico Europeo (SEE) sulla base dell’esistenza di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea ovvero in base all’adozione di clausole contrattuali modello, debitamente adottate, o di norme vincolanti d’impresa specificamente autorizzate. I dati personali non saranno diffusi e dunque non saranno divulgati al pubblico o a un numero indefinito di soggetti.

5. Diritti dei soggetti interessati ex artt. 15, 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento UE

Ciascun soggetto interessato può esercitare i diritti di accesso ai dati personali previsti dall’art. 15 del Regolamento UE e i diritti previsti dagli artt. 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento medesimo riguardo all’accesso, alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati personali ove applicabile e all’opposizione al trattamento dei dati personali e alla revoca del consenso.

6. Identificazione del titolare del trattamento

Titolare del trattamento è ESignworld S.r.l P.Iva 02680100357 con sede in Via Giovanni Sabelli 28 – PADOVA (PD) e sede legale in Via della Previdenza Sociale, 13 – 42124 REGGIO EMILIA (RE) tel: +390496892032 E-mail esignworld@legalmail.it

Ove la Società non fornisca riscontro alla richiesta proveniente da ciascun soggetto interessato nei tempi previsti dalla normativa o la risposta all’esercizio dei diritti non risulti idonea, il soggetto interessato potrà proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

7. Responsabile della Protezione dei Dati Personali

Si precisa che la Società ha provveduto a nominare il Responsabile della Protezione dei Dati Personali. Il Responsabile della Protezione dei Dati Personali vigila sul rispetto delle normative in materia di trattamento dei dati personali e fornisce la necessaria consulenza. Inoltre, ove necessario, coopera con l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Di seguito l’indicazione del Responsabile della Protezione dei Dati Personali e dei relativi dati di contatto:

Il DPO è disponibile a questo punto di contatto: mbollani@ecoconsult.it